Über WINI Büromöbel

WINI Büromöbel ist ein niedersächsisches, familiengeführtes Unternehmen in der vierten Generation, das auf mehr als 111 Jahre Erfahrung in der Holzbearbeitung zurückblickt. Als einer der Top 10 deutschen Büroeinrichter vereint WINI herausragende Qualität, Umweltbewusstsein und soziale Verantwortung. Mit Fokus auf nachhaltiges Denken und Handeln entwickelt und produziert WINI innovative Möbelsysteme im eigenen Werk. Das Unternehmen bietet umfassende Dienstleistungen – von der Bedarfsermittlung und Planung moderner Büroflächen über die Individualisierung von Möbeln bis hin zum After Sales Service.

Workshops und Identifizierung von Anwendungsfällen

Im Rahmen der Digitalisierung und der kontinuierlichen Optimierung seiner Prozesse entschied sich WINI mit unserer Unterstützung, einen datensicheren Chatbot einzuführen.

Wir begannen mit einer Reihe von Workshops, um die MitarbeiterInnen von WINI im Umgang mit Sprachmodellen zu schulen. Der Fokus lag darauf, wie der Chatbot sie im Arbeitsalltag unterstützen kann. Dabei wurden potenzielle Einsatzgebiete wie Kundenkommunikation, Datenanalyse und Vertriebsunterstützung beleuchtet. Besonders nützlich erwiesen sich folgende Anwendungsfälle:

• Erstellung von Produkt-Datenblättern
• Bearbeitung von Ausschreibungen
• Abwicklung von Serviceprozessen wie die Bearbeitung von Reklamationen oder das Bereitstellen von Montageanleitungen

Diese Anwendungsfälle deckten zentrale Bedürfnisse der Belegschaft ab und sorgten dafür, dass der Chatbot von Beginn an einen messbaren Mehrwert lieferte.

Systemanbindung und Promptmasken

Um die identifizierten Use Cases optimal zu unterstützen, haben wir hausinterne Systeme, wie eine Plattform zur Verwaltung von Medien und Dokumenten, über ein Retrieval-Augmented Generation (RAG) System an den Chatbot angebunden. Eine Plattform zur Verwaltung von Medien und Dokumenten integriert, so dass der Chatbot gezielt auf relevante Unternehmensinformationen zugreifen kann.

Zur Umsetzung der Anwendungsfälle entwickelten wir gemeinsam Prompt-Masken. Das sind gespeicherte Prompts mit Platzhaltern, die immer wieder für ähnliche Aufgaben genutzt werden können. Mitarbeiterinnen können Prompt-Masken erstellen und mit anderen teilen. Dadurch wird nicht nur eine standardisierte Nutzung des Chatbots ermöglicht, sondern auch der Austausch im Team erleichtert.

Fokus auf Datensicherheit

Ein essenzieller Aspekt bei der Einführung des Chatbots ist die Datensicherheit. WINI setzt ausschließlich auf KI-Modelle, die in Europa gehostet werden. Konkret werden OpenAI-Modelle verwendet, die über die Microsoft Azure Cloud in Europa betrieben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Nutzung den strengen Vorgaben der europäischen Datenschutzrichtlinien entsprechen.

Fazit und Feedback

Der datensichere Chatbot hat sich schnell als unverzichtbares Werkzeug im Arbeitsalltag von WINI etabliert. Die Anbindung interner Systeme sowie die Nutzung von Prompt-Masken ermöglichen eine signifikante Steigerung der Effizienz bei zahlreichen Aufgaben.

„Der Chatbot ermöglicht uns, unsere internen Prozesse zu optimieren und unsere Mitarbeiterinnen in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Besonders die Möglichkeit, Prompts für individuelle Anwendungsfälle zu entwickeln, fördert die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch im Unternehmen. Wir sind sehr zufrieden mit der Lösung von exdatis und freuen uns auf die weiteren Möglichkeiten, die uns diese Technologie bieten wird.“ — Jan Hendrik Karsch, Geschäftsführer WINI Büromöbel

Die Zusammenarbeit mit WINI zeigt, wie ein intelligenter Chatbot dazu beitragen kann, Arbeitsprozesse effizienter und moderner zu gestalten, ohne dabei Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen.